Proposal Digitalisasi Koleksi Skripsi

Latar Belakang
Koleksi skripsi adalah koleksi perpustakaan yang berupa tugas akhir mahasiswa dalam bentuk cetakan berbentuk buku. Setiap mahasiswa yang telah lulus kuliah diwajibkan menyerahkan hasil karya skripsinya ke fakultas masing-masing yang selanjutnya bila tugas akhirnya mempunyai nilai B ke atas maka skripsinya juga diserahkan ke perpustakaan yang dapat dipakai sebagai bahan studi literature atau perbandingan studi dari hasil karya maupun research yang telah mereka lakukan dan dalami. Dari tahun ke tahun dengan bertambahnya jumlah mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya di Ubaya maka otomatis jumlah karya skripsi semakin bertambah dan memenuhi rak koleksi skripsi. Pertambahan antara jumlah skripsi, rak, dan ruangan yang ada sudah tidak seimbang lagi. Skripsi terus bertambah sedangkan rak dan ruangan relatif tetap dan tidak bertambah. Akibatnya, skripsi dengan terbitan lama harus digudangkan dengan kondisi yang kurang tertata dengan rapi karena terbatasnya rak dan ruangan tempat penyimpanan Kebutuhan akan model penyimpanan yang efektif mendesak dilakukan untuk menghindari masalah yang terjadi di atas.

Digitalisasi
Digitalisasi adalah teknik merubah bentuk dari koleksi text book (bentuk buku) menjadi koleksi digital dalam bentuk file tetentu (biasanya pdf) dan disimpan di sebuah CD, DVD, PC, maupun computer server. Perubahan (konversi) bentuk teks menjadi digital dilakukan dengan melakukan scanning halaman per halaman baik dengan metode simplex, flatbed, maupun duplex untuk menjaga keaslian isi dari koleksi. Dengan digitalisasi masalah model penyimpanan dan pengamanan data koleksi skripsi dipastikan dapat menjadi solusi permasalahan selama ini. Proses digitalisasi itu sendiri memerlukan beberapa sumber daya manusia dan perangkat yang mutlak diperlukan guna memperlancar jalannya proses digitalisasi.

Perangkat
Dalam pelaksanaan digitalisasi diperlukan perangkat pendukung, antara lain :
1. Scanner
2. Troli
3. Alat Pemotong Kertas
4. Mesin Penghancur Kertas
5. CD, DVD, Hardisk
6. Ball point
7. Masker
8. Kain Lap

Estimasi Waktu
Waktu yang diperlukan dalam melakukan scanning setiap 10 halaman diperlukan waktu rata-rata 3 menit. Maka, untuk satu eksemplar skripsi dengan rata-rata 100 halaman, diperlukan waktu 30 menit. Untuk menyelesaikan proses digitalisasi koleksi skripsi, maka waktu yang diperlukan diperkirakan sekitar 30 menit kali jumlah eksemplar, ditambah dengan proses yang berlangsung sebelum dan sesudah scanning.
Gambaran waktu yang diperlukan dalam proses scanning per eksemplar dari awal hingga akhir dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel esitimasi waktu digitalisasi

No. Kegiatan Waktu
1. Memilah dan memilih skripsi 2 menit
2. Mengangkat dan memindah 3 menit
3. Melakukan pemotongan cover 5 menit
4. Melakukan scanning 30 menit
5. Melakukan penghancuran 10 menit