PEMBUATAN DOKUMEN DIGITAL

PERSIAPAN
Beberapa persiapan yang perlu dilakukan untuk membuat dokumen digital adalah
sebagai berikut :

a. Perangkat Keras (Hardware)
   Perangkat keras yang dibutuhkan dalam digitalisasi adalah sebagai berikut :
   1. Komputer 

     
   2. Scanner 
      
   3. Perangkat lunak (Software) 
      Perangkat lunak yang akan dipakai adalah Canon Scan (Capture Perfect 3.0) atau 
      HPScan (HP Image Zone) atau Vistascan (biasanya disertakan pada saat kita membeli mesin 
      scanner), Adobe Acrobat Professional (versi terbaru lebih baik) untuk menghasilkan dokumen 
      dalam format PDF (Portable Document Format), MS Word untuk menulis dokumen yang 
      kemudian disimpan dalam format DOC, RTF ataupun PDF

TAHAPAN SCANNING
Pada proses scanning ada beberapa tahapan yang perlu dicermati agar hasil scanning
yang diharapkan dapat optimal. Dokumen (jika berasal dari dokumen tercetak)
biasanya dilepaskan terlebih dahulu dari jilidnya, kemudian dokumen tersebut
di"scan" lembar demi lembar seperti memfotocopy lembaran dokumen tersebut. Pada
mesin scan yang mempunyai fasilitas ADF (automatic document feeder) kita bisa
menempatkan lembaran dokumen yang akan di"scan" dalam jumlah beberapa lembar
(umumnya 25 sampai 30 lembar) sekaligus. Mesin scan tersebut akan secara otomatis
men"scan" satu persatu lembaran dokumen tersebut.
Proses pembuatan dokumen secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital.
    Bahan-bahan yang akan dikonversi dari dokumen teks menjadi digital perlu
    diseleksi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan tujuan digitalisasi.
    Bahan-Bahan seperti skripsi, thesis, disertasi, jurnal, majalah dll dikumpulkan
    dan diseleksi sesuai kebutuhan.
2. Pembongkaran jilid koleksi agar bisa dibaca mesin scanner.
    Proses ini dilakukan bila scanner yang kita punya berupa scanner automatic
    document feeder. Pembongkaran jilid dari dokumen akan mempermudah dan
    mempercepat proses scanning.
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan mesin scanner
    Untuk mesin scan yang memiliki fasilitas ADF (automatic document feeder)
    maka pembacaan akan dilakukan secara otomatis. Petugas tinggal
    memasukkan kertas, mesin scanner tinggal membaca sampai habis.
    Pembacaan scanning ini akan merubah (konversi) dari file-file .doc akan
    menjadi file-file .pdf.
4. Pengeditan
    Hasil scanning meskipun sudah berubah menjadi dokumen elektronik, tapi
    masih perlu dilakukan pengeditan dan pengolahan dokumen berupa
    penggabungan halaman dan bookmarking beberapa halaman agar mudah
    diakses dengan cepat.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basis data) agar dokumen tersebut
    dapat diakses dengan cepat. Pembuatan basis data ini dapat menggunakan WINISIS
    for Windows.
6. Pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis datanya ke dalam CD.
    Back up data ke CD ini dilakukan dengan cermat dengan memberikan label
    yang mudah diingat dan ditelusur. Selanjutnya CD tersebut dibuatkan CD
    AutoRun untuk keperluan tertentu bagi pengguna.
7. Uploading dokumen, berupa publikasi hasil scanning berupa basis data dan
    fulltextnya ke homepage perpustakaan sebagai online public acces oleh
    pengguna perpustakaan.